Ein Klick ersetzt die Aktenstapel

Kein Schleppen von Aktenordnern mehr, keine Suche nach einzelnen Seiten im Papierstapel: Im Amtsgericht Geestland reicht inzwischen oft ein Klick, und die gesuchte Akte ist auf dem Bildschirm. Die elektronische Akte hat den Arbeitsalltag verändert – und sie kommt bei den Beschäftigten gut an. „Grundsätzlich will keiner die Papierakte zurück“, sagt Niedersachsens Justizministerin Kathrin Wahlmann (SPD).

Ein wesentlicher Vorteil: Die Akte ist nicht mehr an einen bestimmten Schreibtisch gebunden. Beschäftigte können dadurch auch von zu Hause arbeiten. „Wir arbeiten mittlerweile fast komplett digital“, sagt auch Axel Döscher, der Direktor des Amtsgerichts Geestland. Gerade für die Serviceeinheiten sei das ein echter Pluspunkt für die Arbeit in der Justiz.

Auch die Suche nach Dokumenten geht deutlich schneller. Wahlmann erzählt von einer Mitarbeiterin, die ihr den Unterschied zum früheren Papieralltag beschrieben hat: Ein Klick, und die Akte ist da. Kein Herumlaufen, kein Suchen mehr. „Wenn es läuft, dann ist alles gut“, so Wahlmann.

Ganz ohne kleine Stolpersteine läuft die Umstellung allerdings nicht. Die Beschäftigten sehen hauptsächlich bei einzelnen Funktionen noch Verbesserungsbedarf. Etwa bei einzelnen Formularen, die kompliziert sind.

Besonders für die Serviceeinheiten war die Umstellung eine Herausforderung. Sie bearbeiten die Vorgänge, die aus den Entscheidungen von Richtern und Rechtspflegern entstehen. Das Amtsgericht hat deshalb eigene IT-Kompetenz aufgebaut. Beschäftigte übernehmen Schulungen, außerdem gibt es sogenannte Anwendersprechstunden, bei denen Probleme gemeinsam besprochen werden.

„Wir haben vor Ort ein bisschen IT-Kompetenz gebildet, und das hat sich als ganz positiv erwiesen, weil wir viele Dinge auch hier einfach vor Ort lösen und unterstützen können“, sagt der Direktor des Amtsgerichts.

Papier verschwindet dennoch nicht sofort. Was bereits als Papierakte begonnen wurde, wird nicht grundsätzlich nachträglich komplett eingescannt. Neue Vorgänge werden digital geführt. Gerade bei lang laufenden Betreuungssachen gibt es deshalb weiterhin alte Papierakten. „Das ist ein laufender Prozess. Irgendwann sind auch die alten Verfahren erledigt“, erklärt der Direktor.

Die Digitalisierung endet in Geestland nicht bei der Akte. Das Amtsgericht möchte einen weiteren Sitzungssaal mit einer Videoverhandlungsanlage ausstatten. Von drei Sälen ist bislang einer entsprechend eingerichtet. „Wir haben mehr Anfragen, als dass wir das technisch bedienen können, weil wir eben zurzeit nur einen Saal haben, in dem wir das machen können“, sagt der Direktor.

Gerade bei Zivil- und Familiensachen kann das Wege sparen. Ein Sachverständiger könnte beispielsweise aus München zugeschaltet werden, statt für einen Termin nach Geestland zu reisen. Auch bei einer kurzen Scheidung sei eine Videoschalte sinnvoll. „Und gerade in Geestland, das für viele ja nicht ganz zentral liegt, ist es wichtig, dass man so etwas auch anbietet“, so Wahlmann.

Und wenn die Technik einmal ausfällt? Ein beschädigtes Kabel der niedersächsischen Justiz hat gezeigt, wie abhängig der Gerichtsalltag inzwischen von funktionierenden Systemen ist. „Das sind eigentlich ganz wertvolle Erfahrungen, wenn man dann merkt, wie sensibel so ein System ist“, sagt Wahlmann. Deshalb werde inzwischen auch über Krisenfälle nachgedacht – und darüber, wie die Justiz dann arbeitsfähig bleibt.

Der Besuch der Justizministerin Wahlmann in Geestland war Teil einer Tour durch die niedersächsische Justiz. Sie besucht nach eigenen Angaben alle Gerichte, Staatsanwaltschaften und Justizvollzugsanstalten des Landes – rund 200 Standorte. Ihr Eindruck vom Amtsgericht in Geestland fiel am Ende positiv aus: „Also wirklich, ein tolles Gericht.“